Teklif Aydınlatma Metni

Teklif Talebi Formu Kapsamında Kişisel Verilerin Korunmasına ve İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

Bu Aydınlatma Metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK” veya “Kanun”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Labs Tekstil Anonim Şirketi (“Şirket” veya “Labs Tekstil”) tarafından, merch.reflectstudio.com internet sitesindeki (“Site”) teklif talebi formları aracılığıyla paylaştığınız kişisel verilerin işlenmesi hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

Unvan: Labs Tekstil Anonim Şirketi
MERSİS No: 0607077164800001
Adres: Kemankeş Mah. Necatibey Cd. Alarko İş Hanı No: 66 Kat: 2, Beyoğlu/İstanbul
E-posta: kvkk@reflectstudio.com
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): labstekstil@hs01.kep.tr

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Site’de yer alan teklif talebi formlarını (sepet sayfasındaki teklif formu ve ürün tasarım aracındaki teklif formu) doldurmanız hâlinde aşağıdaki kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Kimlik bilgileri: Adınız ve soyadınız.
• İletişim bilgileri: E-posta adresiniz ve telefon numaranız.
• Müşteri işlem bilgileri: Temsil ettiğiniz şirketin veya kurumun adı; talep ettiğiniz ürünler ile bunlara ait renk, beden ve adet bilgileri; baskı, nakış gibi kişiselleştirme tercihleriniz; teslim tarihine ilişkin beklentiniz; forma eklediğiniz notlar; tarafınıza iletilen teklif ve teklife ilişkin yazışmalar.
• Forma eklediğiniz dosyalar: Logo, tasarım ve benzeri dosyalar ile bu dosyalarda yer alabilecek kişisel veriler.
• Pazarlama bilgileri: Ticari elektronik ileti onayı vermeniz hâlinde tercih ettiğiniz iletişim kanalları (e-posta ve/veya SMS) ve onayınıza ilişkin kayıtlar.
• İşlem güvenliği bilgileri: Formun gönderildiği tarih ve saat, onay kayıtları, tarayıcı bilgisi ve formun kötüye kullanımını önlemek amacıyla kullanılan doğrulama hizmetinin işlediği IP adresi gibi teknik kayıtlar.

3. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, Site’deki teklif talebi formları aracılığıyla elektronik ortamda ve otomatik yollarla toplanmaktadır. Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasında yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

• (c) bendi: “Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”,
• (ç) bendi: “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”,
• (e) bendi: “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”,
• (f) bendi: “İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması”.

Ticari elektronik ileti gönderimine ilişkin iletişim tercihleriniz ise yalnızca onay vermeniz hâlinde, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca verdiğiniz onaya dayanılarak işlenir.

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, Türkiye Cumhuriyeti’nin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, KVKK’ya dayanılarak çıkarılan ikincil mevzuat ile Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan rehber ve ilke kararları başta olmak üzere ilgili mevzuatta belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.

4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde öngörülen ilkelere uygun olarak ve aşağıdaki amaçlarla sınırlı şekilde işlenmektedir:

• Teklif talebinizin alınması, değerlendirilmesi ve fiyatlandırılması ile hazırlanan teklifin tarafınıza iletilmesi,
• Talebinize ilişkin sorularınızın yanıtlanması ve talebiniz hakkında sizinle iletişime geçilmesi,
• E-ticaret altyapımızda müşteri kaydınızın oluşturulması ve teklifin kabul edilmesi hâlinde sözleşmenin kurulması ile siparişinizin oluşturulması,
• Ürünlerin üretimi ile baskı, nakış gibi kişiselleştirme işlemlerinin yürütülmesi,
• Teslimat ve lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Finans, muhasebe ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi,
• Taleplerin ve iş süreçlerinin takibi, raporlanması ve denetlenmesi,
• Formların kötüye kullanımının önlenmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda hakların korunması,
• İletişim tercihiniz doğrultusunda ve ticari elektronik ileti mevzuatına uygun olarak ürün, hizmet, kampanya ve tanıtımlara ilişkin iletişimlerin gerçekleştirilmesi.

5. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Yukarıda belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler doğrultusunda işlenen kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca ve her hâlükârda kanuni zamanaşımı süreleri kadar saklanır. Bu sürenin sonunda kişisel verileriniz, Şirketimizin kişisel veri saklama ve imha politikası çerçevesinde ilk periyodik imha işleminde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen şartlara uygun olarak, yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve mevzuatta öngörülen güvenlik ve gizlilik esasları çerçevesinde yeterli ve etkili önlemler alınarak;

• E-ticaret altyapısının sağlanması ile müşteri kaydı ve sipariş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla Shopify’a,
• Sunucu, veri tabanı, dosya depolama ve e-posta gönderim altyapısının sağlanması amacıyla bulut bilişim ve barındırma hizmeti sağlayıcılarına,
• Formların kötüye kullanımının önlenmesi amacıyla web güvenliği hizmeti sağlayıcısına,
• Talebinizin ekibimiz tarafından takip edilmesi amacıyla kurum içi iletişim hizmeti sağlayıcısına,
• İç denetim, raporlama, uyum ve grup şirketleri arasındaki operasyonel süreçlerin yürütülmesi amacıyla grup şirketimiz Reflect Tasarım Anonim Şirketi’ne,
• Ürünlerin üretimi ve kişiselleştirilmesi amacıyla, talebinizin gerektirdiği ölçüde üretim, baskı ve nakış hizmeti aldığımız tedarikçilerimize,
• Teslimatın gerçekleştirilmesi amacıyla kargo ve lojistik hizmeti sağlayıcılarına,
• Ödeme işlemlerinin yürütülmesi amacıyla ödeme hizmeti sağlayıcılarına ve ilgili finansal kuruluşlara,
• Ticari elektronik ileti süreçlerinin yürütülmesi amacıyla e-posta ve SMS gönderim hizmeti sağlayıcılarına,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla veya talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, adli mercilere ve kolluk kuvvetlerine

aktarılabilmektedir.

Yukarıda sayılan hizmet sağlayıcılardan bazılarının sunucularının yurt dışında bulunması nedeniyle kişisel verileriniz, KVKK’nın 9. maddesi çerçevesinde yurt dışına aktarılabilecektir. Bu aktarım; KVKK’da belirtilen işleme şartlarından birinin bulunması ve aktarımın yapılacağı ülke, ülke içindeki sektörler veya uluslararası kuruluşlar hakkında yeterlilik kararı bulunması hâlinde; yeterlilik kararı bulunmaması hâlinde ise KVKK’da belirtilen işleme şartlarından birinin bulunması, aktarımın yapılacağı ülkede de haklarınızı kullanma ve etkili kanun yollarına başvurma imkânınızın bulunması kaydıyla, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen standart sözleşme gibi KVKK’da sayılan uygun güvencelerden birinin sağlanmasıyla gerçekleştirilir.

Yeterlilik kararı bulunmaması ve uygun güvencelerden hiçbirinin sağlanamaması hâlinde kişisel verileriniz, yalnızca arızi olmak kaydıyla ve KVKK’nın 9. maddesinin 6. fıkrasında sayılan hâllerde, özellikle aktarımın sizinle Şirketimiz arasındaki bir sözleşmenin ifası veya talebiniz üzerine alınan sözleşme öncesi tedbirlerin uygulanması için zorunlu olması hâlinde yurt dışına aktarılabilecektir.

7. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca Şirketimize başvurarak;

• kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• işlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

8. Başvuru Yolları

Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak ve kimliğinizi tespit etmeye yarayan bilgi ve belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerle Şirketimize iletebilirsiniz:

• Şahsen veya noter aracılığıyla: Kemankeş Mah. Necatibey Cd. Alarko İş Hanı No: 66 Kat: 2, Beyoğlu/İstanbul adresine, zarfın üzerine “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgi Talebi” yazarak,
• Kayıtlı elektronik posta (KEP) ile: labstekstil@hs01.kep.tr adresine,
• Güvenli elektronik imza, mobil imza ya da daha önce Şirketimize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz aracılığıyla: kvkk@reflectstudio.com adresine, e-postanın konu satırına “Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Bilgi Talebi” yazarak.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.

Privacy Notice on the Processing of Personal Data Collected through the Quote Request Form

This English version is provided for information purposes only. In the event of any inconsistency between the Turkish and English versions, the Turkish version shall prevail.

This Privacy Notice has been prepared by Labs Tekstil Anonim Şirketi (the “Company” or “Labs Tekstil”), acting as data controller, pursuant to Article 10 of the Personal Data Protection Law No. 6698 (the “KVKK” or the “Law”) and the Communiqué on the Procedures and Principles to be Followed in Fulfilling the Obligation to Inform, in order to inform you about the processing of the personal data you share through the quote request forms on merch.reflectstudio.com (the “Site”).

1. Identity of the Data Controller

Company name: Labs Tekstil Anonim Şirketi
MERSIS No: 0607077164800001
Address: Kemankeş Mah. Necatibey Cd. Alarko İş Hanı No: 66 Kat: 2, Beyoğlu/İstanbul, Türkiye
Email: kvkk@reflectstudio.com
Registered electronic mail (KEP): labstekstil@hs01.kep.tr

2. Personal Data We Process

When you complete a quote request form on the Site (the quote form on the cart page or the quote form in the product design tool), we process the following personal data:

• Identity data: your first and last name.
• Contact data: your email address and phone number.
• Customer transaction data: the name of the company or organisation you represent; the products you request, together with their colour, size and quantity details; your personalisation preferences, such as printing or embroidery; your expected delivery date; any notes you add to the form; and the quote sent to you and related correspondence.
• Files you upload: logos, designs and similar files, together with any personal data they may contain.
• Marketing data: if you consent to receiving commercial electronic messages, your preferred channels (email and/or SMS) and the records of your consent.
• Transaction security data: technical records such as the date and time the form was submitted, consent records, browser information, and the IP address processed by the verification service used to prevent misuse of the form.

3. Method of Collection and Legal Grounds

Your personal data is collected electronically and by automated means through the quote request forms on the Site, and is processed on the following legal grounds set out in Article 5(2) of the KVKK:

• subparagraph (c): processing is necessary, provided that it is directly related to the establishment or performance of a contract, for the personal data of the parties to that contract;
• subparagraph (ç): processing is necessary for the data controller to comply with its legal obligations;
• subparagraph (e): processing is necessary for the establishment, exercise or protection of a right;
• subparagraph (f): processing is necessary for the legitimate interests of the data controller, provided that it does not harm your fundamental rights and freedoms.

Your communication preferences regarding commercial electronic messages are processed only if you give your consent, and on the basis of that consent under Law No. 6563 on the Regulation of Electronic Commerce and related legislation.

In processing personal data, the Company complies with the data processing principles and obligations set out in the applicable legislation, in particular the Constitution of the Republic of Türkiye, the international agreements to which the Republic of Türkiye is a party, the KVKK, the secondary legislation issued under the KVKK, and the guidelines and principle decisions published by the Personal Data Protection Authority.

4. Purposes of Processing

Your personal data is processed in line with the principles set out in Article 4 of the KVKK and solely for the following purposes:

• receiving, assessing and pricing your quote request, and sending you the resulting quote;
• answering your questions and contacting you about your request;
• creating your customer record on our e-commerce platform and, if the quote is accepted, entering into the contract and creating your order;
• producing the products and carrying out personalisation work such as printing and embroidery;
• carrying out delivery and logistics activities;
• carrying out finance, accounting and invoicing processes;
• tracking, reporting on and auditing requests and business processes;
• preventing misuse of the forms and ensuring information security;
• complying with legal obligations and protecting our rights in the event of a dispute;
• in line with your communication preferences and in compliance with the legislation on commercial electronic messages, communicating with you about products, services, campaigns and promotions.

5. Retention Period

Personal data processed for the purposes and on the legal grounds set out above is retained for the period required by the applicable legislation or necessary for the purpose for which it is processed, and in any event for the applicable statutory limitation periods. At the end of this period, your personal data is deleted, destroyed or anonymised at the first periodic destruction under the Company’s personal data retention and destruction policy.

6. Transfer of Personal Data

In accordance with the conditions set out in Articles 8 and 9 of the KVKK, to the extent necessary for the purposes listed above, and subject to adequate and effective measures under the security and confidentiality principles laid down in the legislation, your personal data may be transferred to:

• Shopify, to provide the e-commerce platform and to manage customer records and orders;
• cloud computing and hosting service providers, to provide server, database, file storage and email delivery infrastructure;
• a web security service provider, to prevent misuse of the forms;
• an internal communication service provider, so that our team can track your request;
• our group company Reflect Tasarım Anonim Şirketi, for internal audit, reporting, compliance and operational processes within the group;
• the production, printing and embroidery suppliers we work with, to the extent required by your request, in order to produce and personalise the products;
• courier and logistics service providers, to deliver your order;
• payment service providers and relevant financial institutions, to process payments;
• email and SMS delivery service providers, to send commercial electronic messages;
• competent public authorities, judicial authorities and law enforcement agencies, to comply with legal obligations or upon their request.

As the servers of some of the service providers listed above are located outside Türkiye, your personal data may be transferred abroad in accordance with Article 9 of the KVKK. Such transfers are made where one of the processing conditions set out in the KVKK exists and an adequacy decision has been issued for the country, the sectors within that country or the international organisation to which the data is transferred; or, in the absence of an adequacy decision, where one of the processing conditions set out in the KVKK exists, you are able to exercise your rights and seek effective legal remedies in the destination country, and one of the appropriate safeguards listed in the KVKK, such as the standard contract published by the Personal Data Protection Board, is in place.

Where there is no adequacy decision and none of the appropriate safeguards can be provided, your personal data may be transferred abroad only on an occasional basis and in the cases listed in Article 9(6) of the KVKK, in particular where the transfer is necessary for the performance of a contract between you and the Company or for the implementation of pre-contractual measures taken at your request.

7. Your Rights under the KVKK

Under Article 11 of the KVKK, you have the right to apply to the Company to:

• learn whether your personal data is processed;
• request information about the processing if your personal data has been processed;
• learn the purpose of the processing and whether your personal data is used in accordance with that purpose;
• know the third parties in Türkiye or abroad to whom your personal data is transferred;
• request the rectification of your personal data if it is incomplete or inaccurate;
• request the erasure or destruction of your personal data under the conditions set out in Article 7 of the KVKK;
• request that the rectification, erasure or destruction be notified to the third parties to whom your personal data has been transferred;
• object to any outcome to your detriment arising from the analysis of the processed data exclusively by automated systems;
• claim compensation for any damage you suffer as a result of the unlawful processing of your personal data.

8. How to Submit a Request

You may submit requests regarding the rights listed above in accordance with the Communiqué on the Procedures and Principles of Application to the Data Controller, together with information and documents that identify you, by any of the following methods:

• in person or through a notary public, to Kemankeş Mah. Necatibey Cd. Alarko İş Hanı No: 66 Kat: 2, Beyoğlu/İstanbul, Türkiye, with “Request for Information under the Personal Data Protection Law” written on the envelope;
• by registered electronic mail (KEP), to labstekstil@hs01.kep.tr;
• by email to kvkk@reflectstudio.com, using a secure electronic signature, a mobile signature, or the email address you have previously provided to the Company and that is registered in our systems, with “Personal Data Protection Law Information Request” in the subject line.

Your request will be concluded free of charge as soon as possible and in any case within thirty days, depending on its nature. If the process requires an additional cost, a fee may be charged in accordance with the tariff set by the Personal Data Protection Board.